Sun. Nov 18th, 2018

¿Su software contable es compatible con la Facturación Electrónica?

Si su Software Contable no es compatible con la Facturación Electrónica, su empresa puede estar en riesgo de costosas multas.

La mayoría de las empresas PYME interactúan con un software contable de una forma u otra. Algunas lo hacen operando el software directamente. Otras lo hacen a través de un contador que terceriza el uso de un sistema contable, recopilando la información de la facturación de su empresa en algún momento del mes, para luego ingresarla a un software contable con el fin de generar sus reportes financieros y de impuestos. Sin embargo, con el advenimiento de la facturación electrónica, los modelos de operación tradicionales bajo los cuales se hace uso de sistema contable pueden quedar obsoletos, especialmente si el software de facturación que usted o su contador opera no es compatible con la nueva normatividad de la facturación electrónica.

¡Tenga cuidado! Lo anterior le puede significar millonarias multas a su empresa. Continúe leyendo y verá que no estamos exagerando. Le explicaremos porqué.

Un poco de información IMPORTANTE de contexto

La reglamentación vigente de la facturación electrónica en Colombia establece un periodo máximo de 48 horas para enviar a la DIAN los documentos electrónicos (facturas, notas débito, notas crédito) expedidos por una empresa. Quien envíe una factura electrónica en más de 48 horas luego de su momento de expedición, se verá expuesto a onerosas multas. El Artículo 861 (modificado) de la Ley 1819 de 2016 prevé las siguientes sanciones por “no enviar información [de facturación electrónica] o enviarla con errores”: (a) el 5% de la suma [de las facturas] por las cuales no se suministró la información exigida; (b) el 4% de las sumas respecto de las cuales se suministró información errónea; (c) el 3% de las sumas respecto de las cuales se suministró información extemporánea. Las multas anteriormente mencionadas pueden ascender hasta 15,000 UVT (¡una cifra equivalente a aproximadamente 497 millones de pesos!). Inclusive, los establecimientos que incurran en comportamientos de desacato frente a la norma graves o repetitivos podrían ser sellados. Podemos apreciar, entonces, como la DIAN se está tomando con toda seriedad su rol fiscalizador a través de la facturación electrónica. Recuerde que, si bien la ley siempre ha sido estricta, la DIAN ya cuenta con tecnologías de computación que efectivamente le permitirán monitorear el cumplimiento real de la facturación electrónica por parte de cientos de miles de empresas en el país, de manera relativamente automática y certera.

Ahora bien, existen mecanismos para implementar la facturación electrónica que hacen el procedimiento fácil y económico, y múltiples proveedores a nivel país con el profesionalismo necesario para prestar el servicio de preparación y envío de documentos electrónicos. Entonces, el tema no es para asustarse; es más bien para tomar pronta acción, pues recuerde que a partir del 1ero de enero de 2019, la DIAN ha dicho que todas las empresas del régimen común deben comenzar a utilizar éste mecanismo para elaborar sus facturas no-POS (o sea, todas aquellas facturas diferentes a las realizadas en una venta de mostrador deberán ser facturas electrónicas, lo mismo que las notas crédito y las notas débito que las acompañen).

Riesgos para quienes operan su software contable a través de un contador

Existen muchos contadores responsables que ya se encuentra preparados para apoyar a sus clientes, a través de herramientas informáticas apropiadas, a implementar la facturación electrónica. ¡Es importante que usted se asegure que su contador sea uno de ellos!

Le compartimos algunos tips que le ayudarán a saber su grado de preparación. Comencemos primero por los modelos tradicionales que con la facturación electrónica ya NO FUNCIONAN: Debido a que la ley solo otorga 48 horas de plazo para que una factura electrónica sea recibida electrónicamente por la DIAN desde su momento de expedición, ya no es posible laborar bajo modelos donde usted opera su facturación “con un Excel” y, al final del mes (o un puñado de veces durante el mes), un contador recopila las transacciones de su establecimiento y las digita en el sistema contable que él o ella maneja remotamente. Lo anterior ya no funcionaría pues, debido a lo engorroso y lento del proceso, existe un alto riesgo de que sus facturas tarden más de 48 horas en llegar a la DIAN desde el momento que son expedidas, entrando en mora y generando multas.

Si usted es del régimen común, para atender la facturación electrónica tampoco funcionan mecanismos donde usted factura en un talonario de papel, puesto que ese tipo de facturas de todos modos tendrían que ser digitadas en alguna herramienta de software para poder ser enviadas a la DIAN electrónicamente. Es más, al montar o rediseñar su proceso para la facturación electrónica, tenga siempre presente que bajo la nueva ley el consecutivo de la factura electrónica entra a formar una parte integral de la información que la DIAN espera recibir sin enmiendas o errores y que nunca debe fallar (o sea, el consecutivo no puede saltarse números, siempre debe ser ascendente, siempre debe de estar dentro del rango asignado por la DIAN, etc.) En otras palabras, diga de una vez adiós a la vieja práctica de “guardar” números de facturas para enmendar errores que se puedan presentar, o de guardar numeración para ser usada retroactivamente para corregir facturas de un mes anterior…

Así las cosas, esperamos sea claro cómo, para implementar la facturación electrónica, no queda otra alternativa que utilizar algún tipo de software de facturación que permita que la empresa sea quien facture “en tiempo real”, y no que lo haga su contador de manera remota algunas pocas veces al mes. Consecuentemente, el mismo software de facturación que usted utilizaría para generar las facturas electrónicas sería el que controla su consecutivo de facturación y –en el deber ser- sería también la plataforma que se comunica electrónicamente con un Proveedor de Tecnología de Facturación Electrónica que surta el resto del proceso requerido por la DIAN (nos referimos al procedimiento técnico que se debe cumplir para darle fiabilidad a la factura electrónica y garantizar su autenticidad).

Por supuesto, al implementar la facturación electrónica, su contador seguirá jugando un rol esencial en apoyar su negocio, puesto que los informes administrativos y fiscales que agrupan las transacciones de su negocio y reflejan su estado financiero se deben seguir preparando y auditando mes a mes y año a año. Así que el proceso contable per-se no cambia; lo que cambia es el proceso de elaboración de sus facturas (ahora electrónicas).

PUNTOS DE ACCIÓN: Entonces, para quienes tienen un contador tercerizado, ¿cual es la solución más practica para implementar la Facturación Electrónica? En resumen, le recomendamos hable con su contador para garantizar: (1) Que su contador le provea (o que usted acuerde con él), el uso de una herramienta de software que le permita generar electrónicamente facturas desde su propio establecimiento, en tiempo real; (2) Asegurarse que la herramienta seleccionada gestione adecuadamente su consecutivo de facturación electrónica; (3) Garantizar que dicha herramienta tenga comunicación, ojalá en “tiempo real” (y si no al menos de manera manual cargando archivos en masa) con un Proveedor de Tecnología de Facturación Electrónica autorizado por la DIAN.

A su vez, cualquier Proveedor de Tecnología que sea parte del proceso, debe garantizar: (1) un adecuado proceso de recepción de sus facturas para volverlas “electrónicas); (2) la impresión de un CUFE a sus documentos electrónicos (Código Único de Facturación Electrónica) y un Código QR; (3) el envío de las facturas que el proveedor convierta en electrónicas a la DIAN y un proceso que avise si éstas fueron recibidas por la DIAN correctamente; (4) reportes fáciles y prácticos que le permitan a usted monitorear y confirmar que la factura fue recibida a satisfacción por la DIAN y por su adquirente (cliente) final; (4) un servicio de almacenamiento que guarde sus facturas para consulta por un periodo adecuado (la DIAN exige que las facturas electrónicas se guarden por un periodo de 6 años) o, en su defecto, una forma en la que usted pueda descargar sus documentos electrónicos para efectuar su propia custodia.

TENGA CUIDADO DE LO SIGUIENTE: Nuestra recomendación es no arriesgue con mecanismos “asincrónicos” donde su contador le ofrezca “recoger” sus facturas cada determinada cantidad de tiempo, puesto que si se presenta algún inconveniente en este proceso tan “manual”, y usted incumple las 48 horas máximas que pueden transcurrir entre elaboración y recepción por parte de la DIAN, le llegará una multa.

Tenga presente que, con la facturación electrónica, la facturación en papel deja de ser viable. De hecho, la única razón para estar expidiendo una factura a través de un talonario físico es porque se está usando el mecanismo de contingencia que ofrece la DIAN cuando falla el sistema principal de facturación electrónica. Sin embargo, dentro de dicho mecanismo, una vez el sistema se reestablece, es responsabilidad del comercio re-digitar las facturas hechas a mano en la plataforma de software que la empresa normalmente usa para facturar electrónicamente.

Riesgos para quienes operan un software contable de vieja data

En la mayoría de los casos, quienes ya operan un sistema contable de manera directa han venido generando sus propias facturas a través de un computador. Sin embargo, en nuestra experiencia, muchos de los sistemas contables que operan las PYMES son de vieja data, y como consecuencia son desplegados en sitio (o sea, se requiere de un servidor local para operar el software, el cual no está conectado a Internet). En este tipo de plataformas, es importante confirmar que el software con el que factura la empresa se encuentra de alguna manera conectado con un Proveedor de Tecnología de Facturación Electrónica en Internet. De lo contrario, usted tendrá que hacer llegar las facturas electrónicas que produce en su computador “desconectado” a la nube de alguna manera, bien sea a través de pagar un desarrollo específico de una integración con una plataforma de facturación electrónica en el nube, o subiendo sus facturas manualmente a través de “archivos planos” tipo Excel.

Cabe anotar que todo procedimiento manual tendrá un alto desgaste operativo –que puede llegar a ser inviable si usted produce un alto volumen de facturas -y además un riesgo inherente: después de todo, cualquier proceso manual se consumirá parte del “colchón de tiempo” de 48 horas con las que cuenta su empresa para transmitir a la DIAN los documentos electrónicos. A su vez, cualquier integración personalizada vía software que usted desarrolle podría fallar, y le requerirá un monitoreo especial para garantizar que su sistema facturador se encuentre en comunicación con la plataforma de facturación electrónica (así como un monitoreo de sus facturas en dos sistemas: el que genera la factura y el que la convierte en electrónica).

EL ESCENARIO IDEAL: Desde nuestro punto de vista, la forma más segura y eficiente de implementar la facturación electrónica ocurre cuando el software contable y / o de facturación que usa el empresario se encuentra en la nube, y además se conecta de manera nativa, en tiempo real, con una plataforma de facturación electrónica. Así, cumplir con la legislación sería tan sencillo como utilizar el software para facturar en tiempo real desde la empresa, y éste último ya se encargaría, de manera automática, de tramitar el documento como electrónico con la DIAN. Mejor aún, dicho software debería estar en capacidad de informar, en sus cuadros de control, sobre el estado de cada documento electrónico tramitado –por ejemplo, si éste ha sido recibido exitosamente por la DIAN, si ha sido aceptado por el adquirente, etc. sin necesidad de que quien lo opera esté brincando de una plataforma a otra –o sea, dicho software provee en una misma plataforma la plataforma de emisión y monitoreo de documentos electrónicos en un solo lugar, en un solo cuadro de control.

En conclusión…

Los mecanismos tradicionales con los cuales las PYME han operado su ciclo contable pueden estar en riesgo de no cumplir con la nueva norma de Facturación Electrónica. Si bien no es un tema que le deba generar desespero o miedo, ¡si debe llevarlo a la acción! La DIAN ha determinado el 1ero de enero de 2019 como la fecha límite para que las empresas del régimen común, de todos los tamaños, implementen la Facturación Electrónica.

Hoy por hoy, existen diversos software contables y software de facturación, la mayoría de ellos en la nube, que por un precio módico permiten una implementación rápida y bastante automática de la facturación electrónica en las PYMES, como también permiten cumplir con las normas fiscales y contables de Colombia. Los invitamos a que exploren en Internet las diferentes alternativas, pero eso sí, ¡no se tarden, que las multas son reales y pueden ser cuantiosas!

Sobre el Autor: Este articulo fue escrito por Alejandro Vásquez, director de mercadeo de Loggro, un software contable y software de facturación electrónica en la nube para empresas PYME Colombianas.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *